如何處理采購“關系戶”？SaaS采購軟件提升企業采購內外部協同

如何避免采購“關系戶”，使購買價格公開透明，實現全面成本降低？針對這個問題，通常建議企業使用數字智能采購系統查詢和比較價格，以便整個采購過程能夠透明、可控、公開、公平、可追溯和保留。

在瓴犀采購支出管理的集成SaaS平臺上，無論是管理層、審計人員、財務人員、采購員還是業務需求者，都可以查看詢價比價流程、校準維度和校準日志，實現陽光采購。

企業傳統采購詢比價的缺點

詢價與比價是企業采購中最常見的采購尋源方式，通常被制造業、綜合性集團、房地產、餐飲和酒店等行業的企業廣泛使用。然而，傳統的企業詢價比價方式主要是通過電話、電子郵件、QQ、微信、Excel等傳統工具，這也給企業成本管理帶來了困難。

首先，談判過程不透明。在傳統的采購工作中，物料的采購價格在很大程度上取決于一線采購員的談判能力。對于員工而言，多個供應商的分散報價不利于集中比較，耗費腦力和時間；對于企業來說，價格完全是人工協商的，容易出現“監管失靈”的問題。其次，談判過程難以保留。一線采購人員通常使用電子郵件、QQ、微信等方式進行業務溝通，這不僅耗費了大量時間，而且經常面臨溝通記錄丟失、供應商報價文件不規范、合同文件不規范等問題。

第三，事后審計難以恢復。在傳統的詢價和比價過程中，采購大多基于“熟人圈”和“個人經驗”的采購方法，難以形成標準化流程。審計只能通過買方的描述來判斷，招標和采購的細節無法深入還原。最后，交付問題很難追蹤。許多企業在采購方面存在問題，例如操作繁瑣、流程復雜和采購周期長。當供應商表現出現問題時，很難追溯到相關的采購事件，并在第一時間找到相關負責人。

數字化采購SaaS，讓企業詢比價更輕松

瓴犀SaaS采購管理系統，通過流程化、在線化、標準化、BOM式的采購查詢和比價，不僅為參與供應商提供了更多的“知情權”，也為各級領導、監管部門、財務、，業務等協調人員隨時掌握采購項目進度、采購結果等信息，使采購流程更加規范、透明，實現陽光采購。該系統支持自動記錄采購和供應商之間的協作信息、整個談判的細節，并且系統具有日志記錄，因此雙方可以實現過程跟蹤和信息同步，提高通信效率，降低人為錯誤的成本。

1、全網采購和集中比價

采購需求申請獲批后，購買者可以通過支付寶系統發起詢價。系統支持定向邀請平臺供應商和合同供應商參與報價。在詢價單發出前，采購方可以提前以附件的形式為供應商預設【注冊條件】和【報價要求】，如要求供應商以附件的形式提供營業執照、資信證明、質檢、各機構許可證、收入清單、設備清單等。還可以開啟手動審核功能，審核通過的供應商可以參與項目報價。

供應商報價后，采購員將收到系統短信、電子郵件和現場信函提醒，并通過【報價明細】查看本輪所有供應商的報價明細，比價結果一目了然。同時，采購商也可以通過【創建推送消息】主動推送消息給參與報價的供應商進行報價談判。

圖片來源：瓴犀

2、自動化校準過程，提高采購執行效率

報價截止日期后，采購方可以根據系統預置的【競價策略】選擇合適的供應商，如手工競價、最低價格競價、最低總價競價、限額競價等。當采購商選擇可以校準的供應商時，系統會自動將[校準結果]推送到相關審批人，并自動進入審批流程。審批人可以通過【報價明細】和【投標日志】查看整個詢價過程，以輔助決策。

批準后，RFQ將自動轉換為[可訂購]物料清單，買方可以直接通過系統下訂單。供應商可以通過信函、電子郵件和系統中的其他形式接收中標和訂單通知。所有協同操作都記錄在系統中，供需雙方都可以及時跟蹤和掌握采購進度。

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3、上下游采購對接，提升內部協同效率

瓴犀SaaS采購管理系統通過接口連接和返回，連接企業采購的多個環節，如預算、供應商管理、采購商城、智能需求、戰略采購、合同管理、訂單管理、付款管理、對賬管理、庫存管理等。幫助企業實現獨立互聯的采購支出管理體驗，提高協同效率。

例如，當財務部門進行年度總結，發現某個采購主體超支或存在合規問題時，可以通過系統輕松跟蹤采購需求、項目采購事件、誰負責、誰是招標供應商等，實現業務全程追溯。同樣，如果審計部門需要跟蹤采購項目的合規性，也可以在線查看相關項目的日志和系統流程資料，這不僅可以確保整個采購過程能夠得到檢查、控制和追溯，使采購過程更加規范和透明，還可以幫助企業挖掘多維度采購數據的價值，支持企業采購決策管理和運營分析。

未來，瓴犀將繼續關注企業數字智能采購支出管理的需求，不斷創新，結合強大的技術和團隊采購經驗，形成成熟、實用、落地的管理模板和工具，為企業提供更專業的專有技術解決方案，實現企業采購管理，幫助企業快速建立優勢壁壘，在不確定的市場環境中繼續前行。

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作者：瓴犀（微信公眾號名稱：“瓴犀”）

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